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Annexes:

• Sondage à l'attention des étudiants et du personnel de l'ELS
• Résultats du sondage
• Proposition d'icônes pour la barre de navigation du site de l'ELS.
• Proposition d'icônes pour la partie "Cours - Niveau II" du site de l'ELS.
• Palette de couleur pour les différentes parties de l'intranet
• Pages d'explication & d'aide à l'attention des 'novices' en édition des site web
• Pages d'explication & d'aide à l'attention des personnes plus avancées
• Dossier 'type' à télécharger pour l'édition de cours (version .zip ou .sit)
• Organigramme (final) du site en pdf
• La version finale de T@M-T@M !!!

Le stage s'est déroulé à l'ELS (Ecole romande de soins infirmiers de la Croix-Rouge suisse, à Lausanne). Il avait pour but de contribuer à la conception et la réalisation d'ensemble d'un intranet (baptisé T@M-T@M) pour l'école en collaboration avec un groupe-projet de l'ELS.

Le but de cet intranet était de créer un outil performant de communication interne à l'usage de tout le personnel de l'école et des étudiants (information générale, programmes de cours, planifications, documents d'organisations, etc...)
Il était aussi d'initier une dynamique institutionnelle permettant de développer, à l'interne de l'établissement, des compétences en:
- travail à distance, en réseau
- publication de documents électroniques (intranet et internet, ce qui est le challenge à relever pour les années à venir...)

La direction du stage était assurée d'une part par Mme Christiane Augsburger (directrice de l'ELS) et Rémi Arnould (enseignant à l'ELS), et d'autre part M. Patrick Mendelsohn (directeur du diplôme STAF).

La durée totale du stage correspondait à 2 mois de travail à temps plein, qui ont été répartis entre le 1er octobre 1999 et le 4 avril 2000.

L'Intranet auquel j'étais chargé de collaborer devait répondre au cahier des charges suivant (tel que défini par le groupe projet en septembre 1999):

“Il doit constituer une interface facile d'emploi entre les bases de données de l'ELS et les utilisateurs dans le but de consulter à l'écran (de manière ergonomique) des documents en ligne actualisés, et de pouvoir les imprimer (avec mise en page conservée).
De plus, il doit:

• Faciliter la communication interne en identifiant les personnes chargées des différentes informations (accès direct aux personnes, ressources via e-mail, formulaires en ligne divers...)
• Permettre un accès direct dans les documents aux ressources internes et web (liens hypertextes)
• Constituer une interface accessible en tout temps et sécurisée selon les types d'utilisateurs (administrateur, enseignants, étudiants...)
• Permettre la recherche de documents en texte intégral.
• A terme, il devra aussi permettre des utilisations pédagogiques (ex: tests de connaissances, auto-évaluations, feed-back conseils, etc...) ”

A la suite de la première réunion du 'Groupe de Travail Intranet' (=GT Intranet) à la Source, fin septembre 1999, nous avons décidé des points que j'allais avoir à réaliser, et qui seraient indispensables à T@M-T@M, à savoir:

• Une organisation du site simple et ergonomique, permettant une utilisation efficace des ressources.
• Une hiérarchie des pages dans laquelle chaque secteur de l'institution est représenté.
• Une partie permettant de gérer les "Flash-Infos" de l'école (= sortes de notes d'infos de validité déterminée à l'usage du personnel, qui peuvent concerner l'un ou l'autre des 5 secteurs principaux de l'ELS)
• Une sécurisation des données passant par la protection par mots de passe des différentes parties de l'intranet, en fonction du statut de l'utilisateur (étudiant, secrétaire, professeur, administrateur...)
• Un moteur de recherche permettant de trouver de l'information à l'intérieur de l'intranet

27 Septembre 1999	Première réunion avec le 'GT Intranet' de l'Ecole de La Source. Discussion de la répartitions des tâches de chacun. Mise au clair du cahier des charges pour le stage.
Fin Septembre 1999	Dès la première semaine, je me suis chargée de créer un forum de discussion pour notre groupe, afin de permettre un travail à distance plus performant. L'ajout de messages dans le forum se faisait directement à l'aide d'un formulaire dans le navigateur. On peut considérer qu'il a été utile, puisqu'à la fin du mois de mars, plus de 160 messages avaient été échangés sur ce forum !
Début Octobre 1999	Presque en même temps, nous avons lancé un sondage en ligne à l'attention des membres du personnels et des étudiants de l'ELS, afin de connaître un peu mieux leurs priorités et leurs attentes vis-à-vis de l'intranet (annexe: le sondage). La page de traitement du sondage a été créé grace au langage PHP, ce qui permettait de récupérer dans un seul fichier tous les résultats, fichier très facile à importer dans un tableur par la suite. Les questions de ce sondage étaient axées sur la marche à suivre dans la conception de l'intranet, mais peu sur les compétences informatiques de chacun, afin de ne pas faire double-emploi avec les études menées par 'Blanc Consultants' (société de 'consulting'qui a pour objectifs de définir l'état actuel de l'informatique à La Source, et de proposer une évolution de celle-ci).
Novembre 1999	La période du sondage a duré 4 semaines (du 20 octobre au 19 novembre), à la suite desquelles nous avons pu nous réunir à nouveau et redéfinir nos priorités en fonction des résultats (annexe: compte-rendu du sondage).
23 Novembre 1999	Réunion à La Source en présence de 'Blanc Consultants' et de la directrice de l'ELS, Mme Christiane Augsburger. Mise au clair du travail et des rôles de chacun des groupes dans la conception de l'intranet.
6 Décembre 1999	Réunion 'GT Intranet' à l'ELS Début des grandes discussions concernant la charte graphique à utiliser pour l'intranet...
6 Janvier 2000	Dépot d'une première version "viable" de l'intranet, avec deux frames, et une feuille de style, telle que défini dans la première charte graphique. Les frames de gauche ont été faites avec JavaScript, afin de donner une impression d'arborescence bien visible pour l'utilisateur. Voir la version du 06.01.2000
7 Janvier 2000	Réunion 'GT Intranet' à l'ELS
Janvier 2000	Multiples modifications de l'intranet en fonction de la réunion du 07.01: ajout d'une rubrique 'annuaire', d'une 'page des grincheux', d'une rubrique d'aide (FAQ), raccourcissements des menus de gauche, changement de toutes les couleurs du site etc... Création de la partie provisoire des "Flashs Infos". La police Arial devient le standard pour T@M-T@M => création d'une feuille de style pour tout le site.
25 Janvier 2000	Dépot sur le site d'une palette de couleur définitive en accord avec le "Bleu-La-Source" correspondant à la charte graphique. Chacun des 5 secteurs différents de La Source (Progamme Niveau II, Programme Post-Diplôme, Unité de Recherche & Développement, Direction & Fondation) est associé à une couleur, qui permet d'identifier facilement dans quelle partie du site on se trouve... Annexe: Palette de couleur qui a été retenue pour les différentes parties de l'intranet...
28 Janvier 2000	Dépot d'une nouvelle version de l'intranet à 3 frames, suite aux discussions sur le forum et aux nouvelles consignes graphiques décidées (couleurs, polices...). Cette fois, les menus de la frame de gauche sont fixes, et dépendent du secteur du site où on se trouve. La bannière du haut permet de passer facilement d'un secteur à l'autre. Voir la version du 28.01.2000
31 Janvier 2000	Réunion 'GT Intranet' à l'ELS Nous avons pris la décision que tous les documents d’ancienne provenance non formatable rapidement en HTML seraient convertis en pdf, en raison des problèmes découlant des traducteurs automatiques vers HTML. Par contre, les nouveaux documents seront directement construits en HTML.
Début Février 2000	Ajout dans la partie "aide" d'un premier organigramme (en pdf) expliquant l'arborescence de T@M-T@M. Développement de la partie "Foire aux Questions" (FAQ) de l'Intranet, afin de permettre à l'administrateur d'ajouter, de supprimer, de modifier des questions directement via le web. Cette partie a été faite à l'aide d'une base de données (MySQL) dans laquelle est stockée les questions-réponses, et l'interface pour la modifier a été faite grace au langage PHP. Développement de la partie "Flashs-Info". La contrainte était évidemment que ces flashs-infos soient aisément publiables et utilisables par n'importe quel membre du personnel. Cette interface à elle aussi été créée grace à PHP et MySQL -> les flashs-infos (en cours de validité) sont classés par ordre décroissant de date, on peut les voir de 2 manières: 1. tous les flashs-infos en cours, 2. tous les flashs en cours pour un secteur donné. Il suffit de cliquer sur un titre pour lire le flash-info correspondant. Les flashs-infos s'affichent automatiquement dans les couleurs et avec la bannière du secteur correspondant. L'ajout de nouveaux Flashs-info se fait par le biais d'un formulaire. Dépot d'un tableau de proposition d'icônes pour la barre de navigation de T@M-T@M (soumis au vote impartial du 'GT Intranet' !).
Fin Février 2000	Ajout de la liste des crédits de cours dans la partie "Programme Niveau I", avec sélection automatique des cours par PHP (voir contenus de cours): Chaque cours fait partie d'un cycle (il y en a 4) et appartient à un module (au nombre de 4 aussi) => on choisit, sur la page d'accueil, le cycle et le module qui nous intéresse, et on atterit automatiquement sur la liste correspondante, avec les liens vers les cours qui sont déjà en ligne. De là, on peut de nouveau sélectionner un nouveau cycle et un nouveau module, et 'jumper' ainsi vers une nouvelle liste. Premiers contenus de cours 'complets' sur le site. Remplacement de la bannière du haut par une nouvelle bannière, plus 'design', créée par Rémi Arnould à la suite du vote des icones. Amélioration des menus de la frame de gauche (qui s'étaient enrichis de nombreux sous-menus au fil du temps !). Le même type de menu JavaScript que dans la première version a été retenu.
2 Mars 2000	Réunion 'GT Intranet' à l'ELS
Début Mars 2000	Ajout du mode "administrateur" dans les Flashs-Infos (permettant d'éditer encore plus facilement les Flashs existants). Amélioration très nette du mode "administrateur" de la partie "FAQ". Possibilté d'ajouter des liens hypertextes et un email de contact lors de l'édition d'un FlashInfos. Ajout d'un certain nombre de contenus de cours. Dépot d'un 2ème tableau de proposition d'icônes pour la partie "Cours - Niveau II" de T@M-T@M (lui aussi soumis au vote impartial du 'GT Intranet' !). Prospection auprès d'une quarantaine de providers suisses pour savoir lesquels d'entres eux pouvaient interprèter correctement du PHP, et pouvaient donc héberger le site.
13 Mars 2000	Réunion 'GT Intranet' à l'ELS
Fin Mars 2000	Démarches pour trouver un moteur de recherche gratuit mais efficace qui autorise la recherche à l'intérieur d'un site seul. Mon choix s'est finalement arrêté sur le moteur proposé par Ecila, de par sa simplicité d'insertion, puis d'utilisation. De plus, son graphisme allait bien avec les couleurs de T@M-T@M... Ajout d'une page 'Ressources' où les utilisateurs peuvent trouver tous les liens externes utiles... Finalisation de la partie "Cours - Niveau II". Standardisation de ses icones, suite au 2ème vote. (ex: cours BIE 301 ou SPE 203...)
27 Mars 2000	Dernière réunion officielle du 'GT Intranet' à l'ELS. Discussion des derniers fignolages à faire entres les autres membres du GT Intranet, ma présence n'ayant pas été jugée indispensable à Lausanne... Afin de permettre à l'intranet d'être facilement modifié et édité, j'ai créé un certain nombre de pages à l'attention de l'administrateur du site et des divers 'webmasters': Administration des FAQs et des Flashs-Infos: dans les deux cas, j'ai créé un dispositif à l'aide de PHP et de MySQL qui permet à l'administrateur d'éditer, d'ajouter ou de supprimer des ressources directement via Netscape/Explorer, simplement en cliquant sur des boutons, sans passer par une interface 'base de données'. Ces pages sont bien sûr protégées par un mot de passe connu de l'administrateur seul... Pages d'explication à l'attention des personnes qui vont rajouter de l'information sur le site: une pour les personnes 'avancées' ou souhaitant s'investir beaucoup dans l'intranet (annexe: explications 'avancées'), et une autre, simplifiée, permettant aux divers professeurs d'ajouter des contenus de cours dans la partie "Niveau II" de l'intranet (annexe: explications 'novices'). Enfin, j'ai déposé un dossier à downloader contenant un cours 'type', dans lequel il ne reste plus qu'à modifier les titres et les contenus, afin de simplifier encore plus le travail des 'novices' (annexe: dossier 'type' - version .zip ou .sit)). Organigramme du site final (annexe: organigramme.pdf). Enfin, pour aider toute personne qui voudrait imprimer des pages de cours, qui se trouvent en général à l'intérieur d'une frame, j'ai ajouté un petit bouton (ci-contre) afin de faciliter l'impression des documents.
4 Avril 2000	Journée Intranet de La Source. Le stage s'est officiellement terminé par une 'Journée Intranet' qui s'est tenue à l'école de La Source le 4 avril 2000 en présence de Patrick Mendelsohn, afin de présenter l'intranet dans sa version quasi-finale aux membres du corps enseignants de L'ELS.
Mai-Juin 2000	Transfert de l'intranet des serveurs de TECFA vers ceux d'Uunet, provider de La Source. Ajout du moteur de recherche final (car le site devait d'abord être en place avant de le faire fonctionner). Changement de moteur pour "FreeFind" (car Ecila a, entre temps, décidé de stopper ces activités de moteurs de recherche "personnel") Ajout des fichiers gèrant les accès autorisés aux étudiants, au personnel et aux administrateurs. Création des nouvelles tables MySQL vierges prêtes à fonctionner.

J'ai eu beaucoup de plaisir à participer à la création de cet intranet, dans la mesure où il s'agissait d'approcher un type d'institution assez différent de ceux que je côtoie habituellement. Il m'a donc fallut m'adaptater à une certaine 'culture organisationnelle' assez rigide, et très différente de celle des sites que j'ai l'habitude de faire. En effet, le simple fait qu'il s'agisse d'une école privée lui fait redouter une certaine concurrence, et a donc des besoins très précis en ce qui concerne les contenus à mettre en ligne et les autorisations d'accès.

De même, l'adaptation de certaines "coutumes" de l'administration aux nouvelles technologies était très intéressante. Par exemple, la gestion des Flashs-Info était un système un peu laborieux de classement dans différents classeurs de notes d'infos, ajouté au classement d'une note d'info dans un autre classeur (commun à tous les secteurs) annonçant qu'une note d'info a été ajoutée dans un des classeurs (!!!)
J'ai trouvé donc très gratifiant de créer un système automatisé dans lequel on ne rentre qu'une seule fois un Flash-Info en précisant le secteur auquel il appartient, et ensuite, le Flash-Info se rajoute dans la liste générale et dans la liste du secteur qui le concerne, apparaît dans la couleur de son secteur, avec la bonne bannière etc...
Cela m'a permi en plus d'aller beaucoup plus loin dans mes compétences PHP/MySQL, et de laisser un peu libre cours à mon imagination pour y arriver.
Malheureusement, pour un temps de transition plus ou moins long, les 2 méthodes (classeurs et Intranet) seront utilisées, ce qui reste d'être une surcharge de travail, au lieu d'être une simplification... ;o(

Enfin, le dernier challenge était de permettre, par la suite, une publication assez simple des données. Le problème s'est très bien résolu en ce qui concerne les FAQs et les Flashs-Infos grace au mode 'administrateur', mais il devenait plus épineux pour les contenus de cours. En effet, ceux-ci vont être édités, à terme, par un certain nombre de personnes qui ne connaissent pas forcément les rudiments d'HTML... Après de nombreux essais, et en raison du fait que l'Ecole de La Source avait fait l'acquisition de plusieurs licenses d'Adobe GoLive, le plus simple a été d'employer une solution "GoLive": il s'agit d'un dossier dossier "layout" à télécharger contenant un cours-type complet, avec aussi bien les liens, que les barres de menus, ou que les appels aux feuilles de styles. Il ne reste plus qu'à remplir les pages des contenus que l'on souhaite, et à envoyer à l'administrateur le dossier final qui s'occupe de le mettre en ligne. Evidemment, le dossier "layout" s'accompagne d'un mode d'emploi complet !

Maintenant, le plus dur reste à faire: ne pas laisser T@M-T@M tomber dans l'oubli à l'ELS ! Il va falloir faire changer certaines des habitudes du personnel, des professeurs, des étudiants, afin de rendre cet intranet aussi vivant que possible... mais il s'agit à présent de la mission du 'GT Intranet' !!!

;o)

Last modified 21.06.2000