Access 2 est un logiciel qui offre un système d'aides complexe. En ce
sens, il m'a semblé intéressant de l'étudier. En effet,
les aides proposées sont de différents types et se
complètent. J'ai choisi de classer les systèmes d'aide selon leur
type et de les étudier séparément en essayant de relever
les spécificités de chacun d'entre eux.
La première question est de savoir comment l'utilisateur accède
aux différentes aides dans ce logiciel.
2. Modalités d'accès aux aides
Avant de lancer le programme, l'utilisateur de Microsoft Access peut
accéder à une première aide, indépendante du
fonctionnement du logiciel; celle-ci est accessible dans le groupe de programme
où se trouve Access et concerne en premier lieu les questions
d'installation et de mise à jour de la version en question. De
là, l'utilisateur peut aussi atteindre le corps principal de l'aide en
passant par le menu "Index d'aide principal"; ce menu renvoie aux principaux
sujets abordés; il s'agit du sommet de l' "arbre" hypertexte. En
revanche, il n'a pas accès aux conseillers et aux assistants depuis
là.
A l'intérieur de l'environnement d'Access, les possibilités
suivantes s'offrent:
A l'intérieur de l'aide l'utilisateur a à sa disposition des
boutons, des menus et des hyperliens pour se déplacer. Ils sont
eux-mêmes documentés dans l'aide sur l'utilisation de l'aide. Les
conseillers et assistants comportent des boutons et des menus de navigation,
mais pas d'hyperliens.
3. Analyse et types
Son contenu porte sur plusieurs aspects. Elle fournit d'abord des
informations sur la logique de fonctionnement du logiciel (instructions
disponibles). Ce type d'aide reste dirigé vers l'application plus que
vers la réalisation d'une tâche précise. Malgré
cela, quelques aspects sémantiques propres à la tâche sont
abordés (manière de concevoir une base de données). Il
s'agit aussi du manuel de référence de l'aide en
général (Le Conseiller est inclus dans l'index).
La puissance de l'outil est renforcée par la présence des
hyperliens, permettant de passer d'un niveau à l'autre. Si l'on devait
classer ce type d'aide dans un ensemble on pourrait dire que cet outil
répond d'abord aux questions concernant la logique de fonctionnement du
logiciel , sans donner de démonstration ni se baser sur des exemples.
L'utilisateur n'est pas impliqué lors de la consultation de ce type
d'aide.
La présentation est très structurée et donc efficace pour
la recherche d'un sujet précis (signification d'une commande,
procédure à suivre pour obtenir un certain type de
résultat). Les renseignements les plus complets sur les aspects
syntaxiques sont présents.
Il s'agit d'un renforcement de l'aide sur les aspects syntaxiques. La
signification des différents boutons est expliquée de
manière complète dans l'aide hypertextuelle; les bulles en sont
un rappel, un aide-mémoire. On a donc trois niveaux d'aide sur les
aspects syntaxiques: l'aide hypertextuelle, la ligne d'état, les bulles
d'aide.
Cette aide concerne la logique de fonctionnement du logiciel et n'est pas
orientée vers une tâche.
On peut le considérer comme un outil d'apprentissage d'Access; il
propose différents parcours d'apprentissage, ce qui n'est pas le cas de
l'aide hypertextuelle. Il aborde tant les aspects sémantiques propres
à la tâche que la marche à suivre pour réaliser une
opération précise (aspects syntaxiques). De plus, la
fenêtre Le Conseiller peut: soit rester ouverte pendant
l'exécution d'une tâche pour indiquer la procédure à
suivre en général, soit être consultée
indépendamment d'un problème à résoudre afin
d'apprendre à utiliser le logiciel en visualisant des exemples
commentés. Ce type d'aide se situe entre l'aide hypertextuelle
traditionnelle et les assistants directement rattachés à une
tâche, avec en plus une visée pédagogique sur
l'utilisateur.
Cette aide est orientée sur un nombre de sujets délimité;
elle offre en ce sens des informations générales et pratiques
pour la résolution de certaines tâches sans pour autant prendre en
compte les données fournies par l'utilisateur lui-même.
Finalement, on se situe à proximité de la logique d'utilisation
du logiciel. On ne peut cependant pas affirmer qu'il s'agit seulement d'un
soutien à la tâche, puisque des aspects plus
généraux sont abordés au moyen d'exemples.
Les assistants interviennent directement dans les activités de
l'utilisateur en lui proposant des options pré-définies lui
simplifiant les tâches les plus courantes. Il s'agit clairement d'un
soutien à la tâche à l'intérieur de la logique de
l'utilisation. Ce type d'aide n'offre pas de renseignements propres aux aspects
sémantiques, contrairement au Conseiller. A ce stade, il ne s'agit plus
de fournir des informations permettant à l'utilisateur de
résoudre un problème, mais de proposer une résolution en
direct selon les modèles les plus courants. Contrairement aux
systèmes précédents, les assistants gèrent un but
à atteindre en prenant en compte les informations fournies. L'exemple
est constitué par le travail de l'utilisateur.
Conclusions
D'une manière générale, ces différentes
aides répondent aux besoins d'une large palette d'utilisateurs. Le
débutant peut commencer à utiliser le logiciel en s'appuyant sur
les informations du conseiller et réaliser des opérations
grâce aux assistants. L'utilisateur plus chevronné peut recourir
à l'aide hypertextuelle qui lui permet de retrouver rapidement la
syntaxe d'une commande Visual Basic, par exemple. La force de ces
différents systèmes d'aide réside aussi dans le fait
qu'ils peuvent être cumulés: Le Conseiller reste affiché
à l'écran parallèlement à l'aide hypertextuelle ou
à l'utilisation d'un assistant.
Les différentes connaissances nécessaires à l'utilisation
de cette base de données sont documentées tant sur le plan de la
logique du fonctionnement que sur celui de la logique de l'utilisation. On peut
cependant relever une lacune: les connaissances propres à la tâche
sont peu discutées. Différents modèles de base de
données pourraient être présentés en fonction du but
à atteindre. Le modèle commercial est en effet implicite et non
discuté.
En premier lieu, le menu "?" est une voie vers l'index principal, vers l'outil
de recherche à l'intérieur de l'aide, et vers les conseillers.
De plus, ce menu offre un accès direct sur le chapitre "support
technique" lui-même présent dans l'index principal.
En second lieu, l'utilisateur peut actionner une aide contextuelle de deux
façons: soit en cliquant sur le point d'interrogation présent
dans la barre d'outils et en le positionnant sur la rubrique faisant
problème, soit en actionnant le bouton droit de la souris. A noter
qu'une aide sur le fonctionnement de l'aide elle-même peut toujours
être actionnée par le menu "?".
En troisième lieu, un "conseiller" est proposé par l'entremise de
la barre d'outils (bouton Le Conseiller).
En quatrième lieu, des "assistants" sont à disposition lors de la
réalisation de tâches spécifiques (création d'une
base de données, par exemple).
Enfin, des bulles d'aide liées aux boutons de la barre d'outil et la
ligne d'état s'affichent automatiquement et fournissent une explication
sur la signification de chaque bouton. 
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J.M.G