Building an information architecture checklist

Résumé de l'article

Cet article présente une check-list pouvant être utilisée par l’architecte de l’information lors du processus visant à optimiser l’architecture d’un système d’information d’une organisation, entreprise.

Problématique

Il n’y a pas un consensus quant à la définition du concept d’architecture de l’information (AI). Les auteurs de cet article trouvent pertinent la définition proposée par Samantha Bailey en 2002. Bailey considère l’AI comme étant l’art et la science s’occupant d’organiser l’information de manière à ce qu’elle soit trouvable, manipulable et utile. Downey et Banerjee proposent de complexifier cette définition en l’articulant sur plusieurs niveaux. Ainsi, l’AI concernerait en même temps l’activité de l’utilisateur (sur un site internet ou bien une application) et l’organisation de l’entreprise. Enfin, Downey et Surmut définissent l’AI de la manière suivante :

“Organization of information to support findability, manageability and usefulness from infrastructural level to the user interface level”.

L’AI doit être méditée et planifiée lors du processus de développement d’un système. Enfin, les auteurs proposent la checklist comme étant une étape de ce processus.

Une checklist est un outil qui facilite la remémoration et permet de diriger l’attention vers certaines thématiques. Elle peut être générale – lister les divers pas d’un processus de manière à ne pas les oublier – ou spécifique – listes détaillées d’items qui doivent être abordés.

Selon les auteurs la check-list est un outil indispensable pour l’architecte de l’information. Celle-ci se présente sous forme de liste de questions. Ces dernières suggèrent toute une série de thématiques qui doivent être abordées lors du processus d’AI. La check-list proposée par Downey et Surmut permet d’appréhender la question de l’AI à deux niveaux : infrastructurel et interface-utilisateur. Cet approche encourage notamment le travail d’équipe dans lequel les professionnels des technologies de l’information et les architectes de l’information collaborent pour couronner une « solution AI ».

Développement : Présentation de la check-list

La « Final AI Checklist » est le résultat d’un processus de fabrication. Les auteurs ont ainsi construit une première Checklist : l' « Original IA Checklist ». Puis, ils se sont aperçus que celle-ci n'était pas complète, ils ont ainsi proposé une deuxième Checklist : la « Revised IA Checklist ». Encore une fois, ils ont repéré des limites sur cette version.... et ils enfin bâti la « Final AI Checklist ». La version finale est donc précédée par des versions intermédiaires et devenues 'obsolètes' par la suite. Nous décrierons ici la « Final AI Checklist ».

Première partie de la checklist : questions de haut niveau

Ces questions se présentent lors d’une première analyse du projet AI. Elles sont très générales et permettent de définir à grands lignes le projet de manière à qu’il soit par la suite validé et accepté par le commanditaire. Voici les questions clés :

• La solution AI utilisera de l’information a)structurée, b)semi-structurée, c)non-structurée provenant de ressources internes ou externes à l’entreprise ?
• L’information a)structurée b)semi-structurée, c)non-structurée générée par la solution AI sera utilisé par le système lui-même ou par des entités internes ou externes à l'entreprise ?
• La solution AI comporte une complexe interface de navigation ?
• Est-ce que les limites de la recherche ont été délimités ? Est-ce que la recherche est limitée à une application, à l’entreprise ou bien au web ?
• La solution AI devrait faciliter la saisie de l’information ?
• La solution AI devrait faciliter l’analyse de l’information ?

Deuxième partie de la checklist : considérations sur la solution

Les questions de cette deuxième partie assistent l’équipe de AI lors de l’analyse d’un projet qui a été approuvé par le commanditaire – i.e. le contrat a été signé par l’entreprise, organisation. Les thématiques d’intérêt de cette deuxième sont : la consommation de l'information, la génération de l'information, l'organisation de l’information, l’accessibilité de l'information, la gouvernance de l'information et la qualité du système d’information.

Consommation de l’information

• Sur plan générale : La solution AI utilisera de l’information a)structurée, b)semi-structurée, c)non-structurée provenant de ressources internes ou externes à l’entreprise ?
• Extraction d’information : Il y a-t-il un mécanisme permettant d’extraire l’information a)structurée, b)semi-structurée, c)non-structurée présente dans des ressources interne ou externe qui puisse supporter la recherche, la saisie de l’information et l’analyse analytique ?
• Sur plan métrique : Est-ce qu’il y a l’exigence de mesurer et évaluer l’usage de l’information interne ou externe ?

Generation de l’information

• Sur plan général : L’information a)structurée b)semi-structurée, c)non-structurée générée par la solution AI sera utilisé par le système lui-même ou par des entités internes ou externes à l'entreprise ?
• Caractéristiques de l’information : Est-ce que les caractéristiques de l’information générée sont déterminées ? Exemple : contexte spatial, contexte temporel,…
• Disponibilité de l’information : Le réutilisation de l’information est disponible quelque part dans l’entreprise de manière à éviter le redondance ? Est-ce que l’information générée par le système devrait être accessible à l’entreprise ?
• Sur plan métrique : Est-ce qu’il y a un moyen de mesurer et évaluer le volume de l’information générée ?

Organisation de l’information

• Modélisation : Quels sont les divers types d’unité d’information qui devraient être modélisés ? Quelle est la composition de chaque type d’unité d’information ? Quel est la relation entre les divers unités d’information ?
• Classification : Est-ce qu’il y a un stratégie de classification de l’information ? Il y a-t-il un plan de design, de création, d’usage et d’entretien de la taxonomie ? Est-ce les unités d’information - et leur relation - doivent faire l’objet d’un marquage ? Est-ce que le système implique une stratégie de métadonnées ?
• Sémantique : Est-ce que la relation sémantique entre les unités d’information a été identifiée sur la base des modèles d’information et des schémas de classification ? Est-ce qu’il y a un mécanisme pour rechercher l’information à partir d’informations sémantiques ?
• Structure : Est-ce qu’il y a un méthode pour regrouper, agréger l’information a)structurée, b) semi-structurée c) non-structurée à partir de la modélisation, la classification et la sémantique ?
• Expérience de l’utilisateur : Est-ce que l’utilisateur est mis au centre lors de l’évaluation et la validation de la modélisation, classification et la sémantique ?

Accessibilité de l’information

• Recherche d’information : Est-ce que les limites de la recherche ont été délimités ? Est-ce que la recherche est limitée à une application, à l’entreprise ou bien au web ? Est-ce qu’on a considéré l’option d’utiliser les types standard de recherche (voir keyword, boolean, fuzzy,…) ? Est-ce qu’on a considéré l’option d’utiliser des méthodes avancés de recherche (recherche conceptuelle, sémantique,…) ? Est-ce qu’il y a l’exigence d’effectuer des recherches à partir de plusieurs sources de données ? Est-ce qu’il y a la nécessité d’effectuer des recherches fédérées à partir de plusieurs sources de données ? Est-ce que la présentation des résultats de la recherche a été définie ? Est-ce que le mécanisme d’indexation par fréquence a été pris en considération ?
• Appropriation de l’information : est-ce que la solution AI facilite la saisie de l’information ? Est-ce qu’il y a un mécanisme pour identifier l’information recherchée à partir des relations structurales et sémantiques existant entre les divers unités d’information ?
• Analyse analytique  : Est-ce que la solution AI facilite l’analyse de l’information ? Est-ce qu’il y a un mécanisme permettant d’exploiter l’information pour l’analyse commerciale et pour l’optimisation ?
• Expérience de l’utilisateur : Qui seront les utilisateurs de cette information et comment l’utiliseront ? Est-ce que les modalités de la transmission de l’information ont été explicités ? Comment est-ce que la transmission de l’information s’effectue ? Par divers canaux (browser, voix,…) ? Est-ce que la trouvabilité de l’information – i.e. la facilité  à retrouver l’information - a été analysée ?
• Navigation : est-ce qu’il y a un schème de navigation prescrit ? Est-ce qu’il a été suivi ? Est-ce que l’efficience de la navigation sera mesuré et évaluée ?
• Système d’interface : Est-ce que les informations devront être disponibles aussi pour d’autres systèmes ? Est-ce que les exigences d’interopérabilité ont été évaluées ?
• Métrique : Est-ce que l’accessibilité de l’information (usage, la navigation, recherche,…) sera mesurée et évaluée ?

Gouvernance de l’information

• Gestion de l’information : Est-ce que les responsabilités quant à la conservation, la consistance, la qualité de l’information ont été clarifiées (voir notion de data steward) ?
• Gestion de la classification de l’information : Est-ce que les responsabilité quant à la conservation, la consistance, la qualité des métadonnées ont été clarifiées ?
• Politique de l’information : Est-ce qu’il y a une politique de l’information qui doit être suivie et appliquée ? Est-ce que la génération, le consume et l’accès à l’information doit être conforme à des lois ou des règlements spécifiques ?

Qualité du système d’information

• Sécurité : Les exigences de sécurité liées à l’accès de l’information ont été déterminées ? Est-ce que les informations ont été classifiées suivant un niveau de sécurité ? Est-ce que cette classification est cohérente ?  Est-ce qu’il faut introduire un système d’autorisation pour accéder à l’information ?
• Disponibilité : Est-ce que les exigences de disponibilité ont été déterminées ?
• Fidélité : Est-ce que les exigences de fiabilité ont été déterminées ?
• Evolutivité, (voir aussi Scalability) : Est-ce que des analyses de volume portant sur la production d’information ont été effectués ?
• Fonctionnalité : Est-ce que la période (délai) pour l’utilisation de l’information a été analysée ? Est-ce que le temps pour mettre à jour l’information a été prévu ?

Implications sur le travail de l’architecte de l’information

Pour conclure, une réflexion personnelle quant au travail de l’architecte de l’information…

Concevoir ou ré-concevoir l’architecture d’un système d’information est un processus conséquent. Des nombreuses thématiques doivent être définies, explicités et discutés lors d’un processus d’AI : structure, classification, organisation, recherche, modélisation, sémantique, navigation, analyse analytique, expérience de l’utilisateur, gestion de l’information, politique de l’information, sécurité. Ces notions vont bien évidemment au-delà des simples concepts d’utilisabilité et utilité du l'approche centrée utilisateur. En effet, l'approche de cette Checklist est « centré organisation » et non pas « centré utilisateur » (cfr. commentaire Bétrancourt sur le forum). De ce fait, cette Checklist ne s'applique pas uniquement à la structuration de l'information du site internet : elle concerne l'ensemble de l'information de l'organisation.

De ce fait, les compétences d’une seule personne ne suffisent pas lors du processus AI. Un travail d’équipe est nécessaire : ergonomes, informaticiens, statisticiens, experts du droit et de sécurité des technologies doivent collaborer afin d’aboutir à une bonne solution AI. Les ergonomes - j’imagine bien - se concentrent sur les aspects conceptuels et structurels de l’organisation de l’information. Ils devront ainsi mettre en place des protocoles expérimentales permettant d’évaluer et mesurer l’efficacité du système d’information et notamment l’expérience de l’utilisateur… tout en sachant que l’analyse de l’activité devra être évaluée tout au long du processus de conception du système (et non pas après coup, voir première période du cours). Les résultats obtenus à partir de ces observations devront faire l’objet d’un traitement statistique : des statisticiens pourraient être introduit dans cette équipe pour raffiner tel traitement. La plupart des questions présentes dans cette liste comportent quelque part l’aspect technico-informatique. De ce fait, l’apport d’informaticiens de l’information dans ces équipes est indispensable. L’avis d’experts du droit risque d’être important en ce qui concerne la gouvernance de l’information et notamment la politique de l’information. De plus, ils existent des professionnels spécialisés dans la sécurité des systèmes informatiques. D’ailleurs remarquons que l’Université de Lausanne propose un « Maîtrise universitaire en droit, criminalité et sécurité des technologies de l'informatique » ! Enfin, il ne faut pas oublier qu’une personne de l’équipe doit rester en contact avec le commanditaire du projet ! Tout cela démontrerait l’importance d’une équipe interdisciplinaire. Enfin, on pourrait presque conclure que le travail « d’architecte de l’information » n’existe pas… Cela dit, des concepts obscures liés à cette check-list restent ! Merci de la lecture et à bientôt.